Chat with us, powered by LiveChat

Tijd voor verandering?

Er gebeurt momenteel veel in congresland. Nu de economie is aangetrokken, is het voor veel organisaties ook de tijd om voor het congres op zoek te gaan naar een nieuwe congreslocatie. Waar de traditionele nationale congresmarkt al jaren op een vaste locatie zit is, er nu ruimte voor nieuwe ideeën en veranderingen.

Ondanks dat de congresmarkt van verenigingscongressen minder conjunctuurgevoelig is, merken we momenteel wel degelijk een grote veranderingsdrang. Navraag bij de congresorganisatoren leert dat er diverse redenen zijn voor de verandering van locatie. Op de eerste plaats is er een enorm groot vernieuwend aanbod waardoor congresorganisatoren geprikkeld worden over de keuze na te denken. Is een congres in een traditionele congreslocatie nog wel vernieuwend genoeg of zijn er kansen om meer deelnemers of sponsoren aan te trekken op het moment dat de locatie verandert? Is de huidige locatie nog wel actueel genoeg in het aanbod of staat de tijd al jaren stil? Zijn de tarieven nog wel goed of is de jaar op jaar verhoging van de tarieven niet meer competitief? Allemaal vragen waar weer over nagedacht wordt. Tijd voor verandering!

Groei

Het grootste risico voor de congresorganisator is dat er minder deelnemers of sponsoren komen. In deze economisch gunstige tijd is het makkelijker om vanuit andere invalshoeken deelnemers of sponsoren te werven. Dit is de voornaamste reden dat de congresorganisator durft te veranderen. Als er sponsoren of deelnemers wegvallen, is het nu makkelijker om deze te vervangen. Hierdoor is het financiële risico voor de organisator een stuk beperkter. In de praktijk blijkt dat deelnemersaantallen momenteel weer groeien en dat ook sponsoren zich weer makkelijker binden aan een congres als partner.

Bereikbaarheid

Wat is nou de perfecte locatie voor een congres? Dagelijks spreken wij congresorganisatoren en in een groot aantal gevallen is de bereikbaarheid het belangrijkste zoekcriterium wanneer er wordt georiënteerd op een nieuwe locatie. Uiteraard is dit afhankelijk van de doelgroep of dit om een locatie nabij goede OV-verbindingen is of juist goed aan te reizen is met de auto en waarbij er voldoende parkeergelegenheid is in de directe nabijheid van de locatie. Naar mijn mening zou niet de bereikbaarheid centraal moeten staan maar de professionaliteit, capaciteit en de aansluiting bij de doelgroep van de locatie. Inhaken op het thema van het congres is ook een zeer geschikte reden om voor een specifieke locatie te kiezen. Als een locatie echt perfect passend is tot het succesvol neerzetten van het congres, dan is er meer bereidheid om hier voor te reizen. Is het dan geen risico als de doelgroep het gevoel heeft dat de locatie minder centraal gelegen is? Ja natuurlijk wel, maar als je gaat voor de kwaliteit van de locatie en voor een goed inhoudelijk programma, dan is de reis er naar toe van ondergeschikt belang.

Inspiratie

Denk bij het selecteren van een nieuwe locatie niet te veel in beperkingen maar maak juist optimaal gebruik van wat de locatie te bieden heeft. Ook al past de locatie niet helemaal in de gedachtegang zoals het congres jaar na jaar georganiseerd wordt, een nieuwe locatie geeft juist ruimte tot nadenken. Kan ik mijn congres verbeteren? Kunnen we in alternatieve werkvormen werken, zijn er een ander aantal subsessies nodig of gaat een en ander minder klassikaal? Wees creatief. Ga met je werkgroep naar de locatie en loop er rond. Doe inspiratie op aan de hand van de locatie en laat je informeren over de mogelijkheden. Het is nu de tijd om te veranderen!

Gastschrijver Erik Werners is directeur/eigenaar van De Vergaderstoel. Onder het label Congres-Service.nl organiseert De Vergaderstoel congressen voor beroepsverenigingen en bedrijven. De Vergaderstoel inspireert, reserveert en organiseert. Contact opnemen met de gastschrijver kan via [email protected]

ONTVANG HET LAATSTE NIEUWS

Meld je aan en mis geen enkele locatie meer!

Please wait...

Bedankt voor je aanmelding.