Congres; saai of spektakel?

Meer beleving en vernieuwing, meer aandacht voor innovatie, een inspirerende dag voor de bezoekers. Dit zijn de kernwoorden waar elke congresorganisator naar op zoek is zou je denken. Tenminste; is dat wel zo?
Bij de meeste congresaanvragen die wij ontvangen is “we zoeken een inspirerende omgeving en een innovatief programma” zo ongeveer de standaard aftrap van het gesprek. We willen wat nieuws en wat anders. Op het moment dat we diepgaander ingaan op de doelstellingen, het beschikbare budget en de basisprogrammering dan blijkt het ineens een stuk minder belangrijk. Veel beroepsverenigingen blijven juist erg ‘conservatief’ en vinden het lastig om de vaste structuur van het jaarcongres los te laten. Ze zijn voornamelijk bang dat het de deelnemers af zal schrikken en daardoor automatisch minder inschrijvingen op zal leveren. Stap voor stap proberen we het bestuur er mee te helpen om te beoordelen wat wel haalbaar is binnen de doelgroep. Ook met kleine veranderingen, originele verrassingen en optimalisatie van het programma, aansluitend op de doelstellingen, kun je al een verschil maken.

Professionalisering

Een presentatie met een overheadprojector van een van de professoren lijkt anno 2017 toch echt wel verleden tijd. De stoffigheid en saaiheid tijdens een verenigingscongres is er al lang afgeklopt. Er wordt tegenwoordig bijna altijd wel goed uitgepakt qua catering, de zaaltechniek is op de meeste locaties goed voor elkaar en de netwerkmomenten worden optimaal benut. Je komt echter nog wel eens het tegenovergestelde tegen. De programmering van een verenigingscongres wordt door het bestuur nog vaak onderschat. Het verplichte praatje van de voorzitter, de ALV die gecombineerd wordt met het congres en de beperkte voorbereidingstijd die het bestuur voor het congres uittrekt, komen we nog steeds erg veel tegen. Is dit erg? Op zich niet als het aansluit bij de doelstelling en de deelnemers. Wil men echter een keer voor echte vernieuwing gaan dan zal de standaard doorbroken moeten worden. Veel beroepsverenigingen hebben hier moeite mee maar gelukkig zie je ook steeds meer professionalisering binnen deze doelgroep. Hier liggen de kansen voor professionals om de beroepsverenigingen hiermee te ondersteunen.

Nieuwe locatie

Start als eerst eens met het selecteren van een andere congreslocatie. Doorbreek de jarenlange traditie van het standaard afreizen naar dezelfde locatie. Uiteraard moet je de nieuwe locatie selecteren aan de hand van je doelgroep. Reist een groot gedeelte van de gasten met het openbaar vervoer dan ga je natuurlijk niet in een pittoresk plaatsje het congres organiseren maar kies je voor een goed bereikbare stad. Er is voldoende vernieuwend aanbod en door het opvragen van meerdere offertes ben je zeker niet altijd duurder uit. Je onderhandelingspositie met een nieuwe locatie is vaak sterker dan met een locatie waar je al jaren komt. Tot het moment dat je aankondigt weg te willen gaan, dan blijkt er ineens veel mogelijk. Gemiste kans voor de locatie want had eerder met je opdrachtgever om de tafel gaan zitten om te vernieuwen en had het extra gedeelte van het budget gebruikt om tegemoet te komen in de veranderingen binnen het programma. Een nieuwe locatie levert een nieuwe dynamiek en leidt automatisch tot nieuwe ideeën en oplossingen. Dit is een eerste gemakkelijke stap om vernieuwing geleidelijk door te voeren.

Vernieuwen

En dat spektakel is dat nou echt nodig? Ja zeker! Een congres dat blijft vernieuwen en waar over gesproken wordt, zorgt er zelf voor dat het rendabel blijft en de lat hoger gelegd wordt voor vernieuwing. Er zijn gelukkig voldoende voorbeelden van (verenigings)congressen die al dusdanig professioneel acteren dat het congres vanzelf een succes wordt. Het gevaar zit er in dat de inhoud minder belangrijk wordt dan het spektakel omdat telkens de lat en de verwachtingen weer hoger liggen en de vorige editie moet worden overtroffen.

Ambassadeurs

Een sterk congres neerzetten lukt alleen maar als het congres echt op de agenda staat van de organisatie. Als er tijd, middelen, kennis en budget beschikbaar wordt gesteld door de organisatie. Wat is goed en wat is fout? Helemaal niks is goed of fout. De inhoud en de opzet van het congres moet bij de organisatie passen vanuit organisatorisch, financieel en inhoudelijk oogpunt. Hou wel altijd in gedachte dat vernieuwing ook in kleine details kan zitten. Gebruik net even een andere leverancier voor nieuwe ideeën, evalueer het programma nog eens kritisch en praat met je deelnemers. Zij zijn je ambassadeurs!